Activitati importante?...Urgente?...sau poate doar interesante!

Din cand in cand, prinsa in munca de zi cu zi, ma intreb: Cat de importanta este de fapt aceasta activitate? Si dupa ce am evaluat importanta, decid sa o continui, sa o aman pentru o data ulterioara, sa o deleg sau sa o abandonez…

Am invatat aceasta intrebare esentiala datorita lui Stephen Covey – cel care a revolutionat modul in care mediul de business percepe (si aloca) timpul.
Stephen Covey sustine ca ne petrecem timpul cu activitati ce pot fi clasificate in functie de urgenta si importanta. Astfel, urgent este ceva care “trebuie” sa se intample acum si ne cere o atentie imediata. Urgentele ne provoaca, ies in evidenta, aproape ca “tipa la noi”. Pe de alta parte, o activitate importanta este cea are substanta in timp, care aduce o contributie pe termen lung.
Iata cele 4 cadrane (descrise de Stephen Covey in “Eficienta in 7 trepte”, Editura Allfa, 2002):

Stephen Covey - important si urgent
Fiecare cadran este diferit si include un anumit tip de activitati.
Cadranul I (urgent si important) este cadranul oamenilor dominati de “crize si probleme”. Un om pe care l-am defini ca “stresat” isi petrece probabil mare parte din timp aici, rezolvand urgente si avand un stil de “manager pompier” (mereu in cautarea unui incendiu care trebuie stins).
In mediul profesional, multe organizatii isi petrec majoritatea timpului in acest cadran, avand chiar valori organizationale de tipul “sense of urgency” (simt al urgentei).
Cadranul I contine activitati importante, insa a sta foarte mult timp aici este extrem de obositor si aduce multa tensiune si oboseala pe termen lung.
Cadranul III (urgent si neimportant) este destinat activitatilor care se intampla repede (sau altii ne cer sa se intample repede) dar care nu au o importanta foarte mare in sine.
Este esential sa diferentiem intre cadranul I si III, deoarece multi manageri si multe organizatii fac aceasta confuzie – dau o importanta prea mare unor activitati in esenta banale. De exemplu, in organizatiile de vanzari este deseori considerat nepotrivit sa nu raspunzi pe loc la telefon, indiferent de momentul zilei in care te-ai afla. Aceasta asteptare iti poate induce presiunea de a te intrerupe intotdeauna cand suna cineva, chair daca apelul respectiv este relativ neimportant si poate fi amanat la un interval de timp rezonabil.
Cadranul IV (nici urgent, nici important). Aici regasim activitatile care “ne manaca” sau “ne pierd” timpul. Includem aici emisiunile la televizor la care privim fara un interes real, doar ca sa treaca timpul, “a treia cafea” cu colegul de serviciu, surfing-ul pe Internet fara a urmari ceva util, fumatul etc.
Este important sa programam in agenda noastra activitati si timp pentru relaxare benefica, care sa ne aduca placere (care pot fi sport, dans, timp cu familia si prietenii, pauza la locul de munca etc). In cazul in care nu vom include acest timp, inconstient ne vom lua pauze (de tipul activitatilor nici important, nici urgent) dar timpul petrecut asa nu va fi neaparat de calitate.
Cadranul II (important dar nu urgent)
A petrece cat mai mult timp aici este solutia unui management personal eficient. In acest cadran regasim activitatile care ne definesc, care sunt cu adevarat importante pentru noi. Cadranul II cuprinde acele activitati care nu “ard”, dar a caror amanare la nesfarsit ne va costa.
Aici includem “timpul de calitate” pe care il petrecem pentru a ne indeplini rolurile noastre fundamentale. Si iata cateva exemple: timpul de calitate petrecut cu familia, joaca impreuna cu copii, momentele de intimitate petrecute impreuna cu partenerul, impartasirea bucuriilor dar si a framantarilor alaturi de prietenii dragi, activitatile profesionale care ne aduc cu adevarat valoare si care ne imbogatesc…
Cum putem sta mai mult in cadranul II (important dar nu urgent):
1.Asuma-ti responsabilitatea cu privire la timpul tau (si la viata ta). Timpul este viata ta iar tu decizi care este cel mai bun mod de a petrece acest timp pentru tine.
2.Planifica. In mod paradoxal, pentru a avea mai mult timp este nevoie sa stim ce vrem sa facem cu el. Ia-ti regulat timp pentru planificare (de exemplu 2 ore pe saptamana) in care sa nu faci nimic, ci doar sa te gandesti la ce iti doresti sa faci. Timpul pentru planificare este cel putin la fel de important ca si timpul pentru actiune!
3.Echilibru. Viata noastra este “rotunda” si implicit avem nevoie de o paleta suficient de mare de activitati si interese. Suntem in cadranul II in cazul in care activitatile noastre sunt suficient de diverse si se impart intre casa, relatie de cuplu, familie, activitate profesionala, relaxare, prieteni si spiritualitate.